Personal Assistant voor de CEO/Bestuursvoorzitter

Functieomschrijving

Heb jij circa 5 jaar ervaring als Personal Assistant voor een CEO of hogere manager? Ben jij toe aan een nieuwe uitdaging binnen een organisatie die een cruciale rol vervult binnen de maatschappij en de financiële sector? Gaan jouw handen jeuken als je ziet dat de CEO veel te veel zelf oppakt en wil jij helpen ontzorgen en structureren? Ben jij sterk in het stellen van prioriteiten en heb jij genoeg kennis om de werkzaamheden van een CEO op te vangen waar nodig? Dan is dit de baan voor jou!

Je krijgt energie van het aanbrengen van structuur, je bent kordaat, doortastend en integer. Daarnaast ben je een ondernemend type en kun jij je goed staande houden in een snel veranderende omgeving. Het is dan ook belangrijk dat je stevig in je schoenen staat. Je komt te werken in een informele, platte organisatie met een betrokken en no-nonsense cultuur. In deze functie fungeer je primair als rechterhand van de CEO. Daarnaast vervang je collega’s van het directiesecretariaat bij afwezigheid. Je neemt graag werk uit handen, je bent organisatorisch en planmatig sterk en ben je niet snel uit balans te krijgen? Dan ga jij zeker voldoening uit deze job halen!


De functie

Als Personal Assistant wordt je verantwoordelijk voor de volledige ondersteuning van de CEO op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. Denk hierbij aan:

  • Je beheert de agenda van de CEO; je plant afspraken en bereidt ze ook voor; je organiseert vergaderingen en conference calls. Incidenteel boek je een reis of organiseer je een event;
  • Je bent verantwoordelijk voor in- en uitgaande email en telefoonverkeer; waar mogelijk behandel je zaken zelf of bereid je een antwoord voor door de relevante informatie te verzamelen;
  • Je faciliteert en bent aanwezig bij de vergaderingen van het managementteam (agenda, verslag, actiepunten);
  • Je bent op verzoek aanwezig bij afspraken en vergaderingen en maakt aantekeningen en/of notulen;
  • Je verzorgt correspondentie, maakt presentaties, redigeert teksten en werkt aantekeningen uit;
  • Je onderneemt proactief actie zowel zelfstandig als in overleg, houdt de communicatielijnen open en houdt actiepunten goed in de gaten.
  • Je zorgt dat het directiekantoor ordelijk is en verzorgt de facilitaire ondersteuning.

Vereisten

Je bent een enthousiaste, representatieve, proactieve en energieke persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit. Je kunt goed prioriteiten stellen, grenzen bewaken en verbanden leggen. Je schakelt makkelijk en je beschikt over een natuurlijk gevoel voor verhoudingen. Je bent servicegericht, attent, flexibel en je kunt goed omgaan met de vertrouwelijkheid die de functie met zich meebrengt. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift.


Je hebt hbo werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar ervaring als PA / directiesecretaresse op CEO/ senior management-niveau. Je bent minimaal 4 dagen beschikbaar. Bij vakantie of verzuim van collega’s vind je het geen probleem om 5 dagen te werken - uiteraard in zo goed mogelijke afstemming.